Europejski Fundusz SpołecznyEuropejski Fundusz Społeczny

Stanowisko Instytucji Koordynującej Europejski Fundusz Społeczny (IK EFS) dotyczące stosowania uproszczonych metod rozliczania projektów

data publikacji: 13-01-2017

Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu poniżej przedstawia stanowisko Instytucji Koordynującej Europejski Fundusz Społeczny dotyczące stosowania uproszczonych metod rozliczania projektów.

Ministerstwo Rozwoju w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne) określiło obligatoryjne i fakultatywne metody rozliczania wydatków w projektach EFS, nie poprzez przekopiowanie wszelkich dostępnych na poziomie unijnym metod, ale poprzez podjęcie celowej decyzji o wyborze metod najwłaściwszych.

I tak w szczególności:

  • we wszystkich projektach EFS, z wyjątkiem projektów instrumentów finansowych oraz pomocy technicznej, w przypadku rozliczania kosztów pośrednich obligatoryjne jest stosowanie określonych w Wytycznych ryczałtowych stawek kosztów pośrednich, mimo braku takiego obowiązku w przepisach unijnych,
  • we wszystkich projektach EFS o wartości środków publicznych nieprzekraczającej 100 000 euro obligatoryjne jest stosowanie stawek jednostkowych lub kwot ryczałtowych obejmujących wszystkie wydatki bezpośrednie projektu, pomimo braku takiego obowiązku w przepisach unijnych (obowiązek unijny dotyczy stosowania jednej z dostępnych metod uproszczonych, w tym kosztów pośrednich w projektach EFS o niższej wartości, z wyłączeniem projektów objętych pomocą publiczną).

Tym samym, nie wszystkie przepisy unijne znajdują bezpośrednie zastosowanie w systemie rozliczania projektów EFS określonych w Polsce.

1. Metody uproszczone a zamówienia publiczne

W odniesieniu do możliwości przyjęcia do realizacji projektu częściowo rozliczanego na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, w przypadku realizacji tych zadań w oparciu o zamówienia publiczne, gdy łączna wartość środków publicznych nie przekracza 100 000 euro, zgodnie z pkt 1 podrozdziału 8.5 Wytycznych, w projektach EFS możliwe jest stosowanie następujących uproszczonych metod rozliczania wydatków:

  1. stawki jednostkowe,
  2. kwoty ryczałtowe,

z zastrzeżeniem, że w przypadku projektów, w których wartość wkładu publicznego (środków publicznych) nie przekracza wyrażonej w PLN równowartości 100 000 euro, stosowanie jednej z ww. uproszczonych metod rozliczania wydatków jest obligatoryjne w stosunku do wszystkich zadań w tym projekcie. Zgodnie z podrozdziałem 6.6 pkt. 2 Wytycznych, uproszczonych metod rozliczania wydatków nie można stosować, w przypadku gdy realizacja projektu jest zlecana w całości wykonawcy zgodnie z podrozdziałem 6.5 W praktyce oznacza to brak możliwości realizacji projektu o wartości poniżej 100 000 euro wkładu publicznego, w ramach którego wszystkie zadania są planowane do realizacji z zastosowaniem trybu, o którym mowa w podrozdziale 6.5.

Jeżeli jednak w ramach projektu EFS o wartości wkładu publicznego nieprzekraczającej 100 000 euro tylko część działań/zadań jest zlecana, uproszczone rozliczanie wszystkich wydatków w ramach projektu jest nie tylko możliwe, ale wręcz obligatoryjne.

Ww. zapisy wynikają bezpośrednio z przepisów unijnych. Zgodnie z art. 67 ust. 4 rozporządzenie 1303/2013, jeżeli operacja lub projekt stanowiący część operacji są realizowane wyłącznie za pośrednictwem zamówień publicznych zastosowanie ma tylko ust. 1 lit. a) (tj. wydatki faktycznie poniesione). Jeżeli zamówienie publiczne w ramach operacji lub projektu stanowiącego część operacji jest ograniczone do niektórych kategorii kosztów, mogą być stosowane wszystkie możliwości, o których mowa w ust. 1. O tym przypadku bardziej szczegółowo mówi jeszcze pkt. 1.6.1 noty Komisji Europejskiej dotyczącej metod uproszczonych. Zgodnie z nią: Jeżeli beneficjent zleca w ramach outsourcingu całość realizacji wszystkich lub niektórych projektów za pośrednictwem zamówień publicznych, form uproszczonych nie można stosować w odniesieniu do tych projektów, które podlegają zamówieniom publicznym. I odwrotnie. Zgodnie z pkt. 1.6.2 ww. noty: jeżeli beneficjent sam realizuje projekt (co oznacza utrzymanie pełnej kontroli nad zarządzaniem projektem i jego realizacją), formy kosztów uproszczonych mają zastosowanie.

2. Metody uproszczone a pomoc publiczna i pomoc de minimis

W Wytycznych podjęto decyzję o niewyłączaniu projektów objętych pomocą publiczną lub pomocą de minimis z obowiązku stosowania uproszczonych metod.

W przypadku wystąpienia pomocy publicznej w projektach rozliczanych z zastosowaniem kwot ryczałtowych/stawek jednostkowych, udzieloną pomoc należy traktować jako pomoc de minimis i wykazywać w stosunku do całkowitej kwoty objętej ryczałtem. Powyższe rozwiązanie należy stosować zarówno w przypadku, gdy przedsiębiorca samodzielnie aplikuje o wsparcie na realizację projektu, jak również gdy pomoc udzielana jest za pośrednictwem beneficjenta na podstawie umowy wewnątrzprojektowej zawartej z przedsiębiorcą. Jednocześnie, na podmiocie udzielającym pomocy spoczywają obowiązki sprawozdawcze wynikające z art. 32 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej. Zgodnie z ww. przepisem: podmioty udzielające pomocy są zobowiązane do sporządzania i przedstawiania Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej, zawierających w szczególności informacje o beneficjentach, pomocy oraz o rodzajach, formach, wielkości i przeznaczeniu udzielonej pomocy. Za wartość udzielonej pomocy publicznej w przypadku projektów rozliczanych ryczałtem należy uznać wartość kwot ryczałtowych/stawek jednostkowych określoną we wniosku o dofinansowanie projektu oraz rozliczoną i uznaną za kwalifikowalną na podstawie wniosków beneficjenta o płatność. Oznacza to, że podmioty udzielające pomocy sprawozdają się z udzielonej pomocy zgodnie z logiką realizacji i rozliczania projektów objętych kwotami ryczałtowymi/stawkami jednostkowymi. Podkreślić należy, iż w tym systemie rozliczeń beneficjenci nie są zobowiązani do monitorowania poszczególnych dokumentów księgowych i nie wykazują wartości tych dokumentów ani w rozliczeniach z instytucja będącą stroną umowy o dofinansowanie (we wnioskach o płatność), ani w sprawozdaniach kierowanych do Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Beneficjenci, zgodnie z tym, co wskazano powyżej, są natomiast zobowiązani do rozliczenia udzielonej pomocy na podstawie stawek jednostkowych/kwot ryczałtowych, które tę pomoc obejmują.

3. Koszty pośrednie

W odniesieniu do kosztów pośrednich w projektach współfinansowanych z EFS, zgodnie z pkt 5 podrozdziału 8.4 Wytycznych wydatki związane z kosztami pośrednimi są wyłącznie rozliczane metoda uproszczoną, tj. stawka ryczałtową, której wielkości zostały określone w ww. części Wytycznych. Powyższe oznacza, że w przypadku ww. projektów koszty pośrednie nie są i nie mogą być rozliczane na podstawie faktycznie ponoszonych wydatków.

4. Metody uproszczone a wartość projektu

Jednocześnie IK EFS zwraca uwagę na fakt, że w przypadku każdego projektu, którego wartość wkładu publicznego (środków publicznych) jest równa lub przekracza wyrażoną w PLN równowartość 100 000 euro, mogą być stosowane stawki jednostkowe (bez względu na ich wartość) oraz kwoty ryczałtowe, których łączna wartość wkładu publicznego na poziomie danego projektu nie przekracza kwoty 100 000 euro. Możliwe jest przy tym rozliczanie takich projektów częściowo na podstawie uproszczonych metod, a w pozostałym zakresie, na podstawie faktycznie ponoszonych wydatków. Niemniej jednak, w tych projektach nie jest możliwe zastosowanie metody, o której mowa w pkt 3 Podrozdziału 8.5 Wytycznych, tj. wyliczenie stawek jednostkowych lub kwot ryczałtowych w oparciu o szczegółowy budżet projektu określony przez beneficjenta i zatwierdzony przez stronę umowy o dofinansowanie projektu. W takim przypadku stawki jednostkowe/kwoty ryczałtowe powinny zostać ex-ante określone przez IZ lub IP (oraz następnie zatwierdzone przez IZ) na podstawie, np. danych rynkowych lub historycznych. Metodologia możliwa do zastosowania została przedstawiona w Wytycznych, a IP mogą ją stosować i występować do IZ o zatwierdzenie wyliczonych stawek jednostkowych/kwot ryczałtowych. Było to już praktykowane, np. w projektach Ministerstwa Zdrowia w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój.