Europejski Fundusz SpołecznyEuropejski Fundusz Społeczny

Informacja dotycząca sposobu rozliczania kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem

data publikacji: 19-01-2017

Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu poniżej przedstawia stanowisko Instytucji Koordynującej Europejski Fundusz Społeczny w zakresie sposobu rozliczania kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem.

1. Rozliczanie kosztów pośrednich we wnioskach o płatność
W kwestii wątpliwości w zakresie sposobu rozliczania w poszczególnych wnioskach o płatność kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem, uprzejmie informuję, że została ona uregulowana w podrozdziale 6.6.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 19 września 2016 r. (dalej: Wytyczne).

W pkt 2 powyższego podrozdziału wskazano, że wydatki rozliczane uproszczonymi metodami są traktowane jako wydatki poniesione. W przypadku stawek ryczałtowych właściwa instytucja będąca stroną umowy o dofinansowanie zobowiązuje beneficjenta w tej umowie do przedstawienia dokumentacji potwierdzającej rozliczenie kosztów będących podstawą do rozliczenia stawek ryczałtowych. Ponadto pkt 3 podrozdziału 6.6.2 stanowi, że weryfikacja wydatków objętych stawką ryczałtową, a więc kosztów pośrednich, polega na sprawdzeniu, czy beneficjent prawidłowo zastosował określoną wysokość stawki ryczałtowej wynikającą z umowy o dofinansowanie oraz, czy prawidłowo wykazał kwotę wydatków będących podstawą wyliczenia stawki ryczałtowej. W przypadku wydatków współfinansowanych ze środków EFS zobowiązanie do wskazania stawki procentowej, wg. której będzie następowało rozliczanie kosztów pośrednich zostało dodatkowo sprecyzowane w pkt 8 podrozdziału 8.4 Wytycznych.

Z powyższego wynika, że beneficjent rozliczając projekt w danym wniosku o płatność posługuje się zawsze wartością procentową kosztów pośrednich zawartą w umowie o dofinansowanie, a podstawą do zatwierdzenia kosztów pośrednich wykazywanych we wniosku o płatność w danej wysokości, jest wartość zatwierdzonych w tym wniosku wydatków bezpośrednich. Tym samym, wartość rozliczanych kosztów pośrednich zależy od wartości rozliczanych kosztów bezpośrednich i nie ma możliwości rozliczenia ich w wysokości wyższej niż odpowiadająca odsetkowi rozliczonych kosztów bezpośrednich.

Zaznaczyć również należy, że z punktu widzenia rozliczenia projektu, nie ma znaczenia wartość faktycznie poniesionych kosztów pośrednich. Koszty pośrednie, a co za tym idzie, dokumenty księgowe ich dotyczące, nie podlegają monitorowaniu i kontroli przez inst stroną umowy. Co więcej, w projektach współfinansowanych ze środków Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) nie ma obowiązku ponoszenia wydatków dotyczących kosztów pośrednich z rachunku projektu, a Instytucja Zarządzająca PO WER zaleca, aby środki na pokrycie wydatków dotyczących ww. kosztów były ponoszone bezpośrednio z konta beneficjenta, po wcześniejszym jego zasileniu z konta projektu. Tym niemniej, rozwiązania w tym zakresie mogą być odmiennie uregulowane przez Instytucje Zarządzające Regionalnymi Programami Operacyjnymi.

Jednocześnie IK EFS jest zdania, że koszty pośrednie ponoszone przez beneficjentów na pewnym etapie realizacji projektu (w szczególności na początku) w stopniu przewyższającym wydatki związane z kosztami bezpośrednimi, mogą być finansowane z zaliczek przekazywanych przez instytucję będącą strona umowy. W celu otrzymania kolejnej transzy płatności beneficjenci, zgodnie z zapisami rozporządzenia z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich, są zobowiązani do wykazania wydatków kwalifikowalnych rozliczających co najmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych transz dofinansowania. Powyższe oznacza, że w dalszym ciągu dysponują oni środkami w wysokości 30% dotychczas otrzymanych transz, z których mogą być finansowane koszty pośrednie w wysokości wyższej niż wynika to ze stawki procentowej wynikającej z umowy. Zastrzec jednak należy, że przy końcowym rozliczeniu projektu wysokość ostatecznie zatwierdzonych kosztów pośrednich powinna odpowiadać wynikającemu z umowy odsetkowi zatwierdzonych kosztów bezpośrednich.

2.Koszty pośrednie a nieprawidłowości
W pkt 5 lit. c podrozdziału 6.6.2 Wytycznych wskazano, że w przypadku niezrealizowania założonych w umowie o dofinansowanie wskaźników produktu lub rezultatu, płatności powinny ulec odpowiedniemu obniżeniu, przy czym w przypadku stawek ryczałtowych – rozliczenie następuje w oparciu o przedstawiane do rozliczenia wydatki będące podstawą wyliczenia stawek, zgodnie z zatwierdzonym budżetem projektu. Na wysokość wydatków rozliczanych stawką ryczałtową mają wpływ nie tylko koszty wykazane we wnioskach o płatność, lecz również wszelkiego rodzaju pomniejszenia, które są dokonywane w ramach projektu (np. w związku z szacunkowym budżetem lub korektami finansowymi). Zatem wszelkie pomniejszenia kosztów bezpośrednich wynikające z weryfikacji wydatków projektu prowadzonej na każdym etapie jego realizacji (weryfikacja wniosków o płatność, kontrola na miejscu) będą skutkowały odpowiednim pomniejszeniem kosztów pośrednich.

Jednocześnie IK EFS jest zdania, że w sytuacji, gdy wydatki bezpośrednie zostaną uznane za niekwalifikowalne w związku ze stwierdzeniem nieprawidłowości, odpowiednio jako nieprawidłowość powinny być traktowane koszty pośrednie w wysokości odpowiadającej stwierdzonej nieprawidłowości odnoszącej się do kosztów bezpośrednich.