Europejski Fundusz SpołecznyEuropejski Fundusz Społeczny

Stanowisko IZ POWER dotyczące Systemu SL2014

data publikacji: 30-12-2016

Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu poniżej przedstawia stanowisko IZ POWER dotyczące Systemu SL2014.

1. Problem wskazania właściwej osoby, która powinna dokonywać akceptacji Wniosku o nadanie/zmianę/wycofanie dostępu dla osoby uprawnionej.

Każdy partner projektu wskazuje kto (jako osoba uprawniona) będzie pracował w SL2014 na jego rzecz i w jego imieniu – tak to jest zbudowane w aplikacji i tak należy to zarejestrować w umowie w SL2014. Tym samym „zwykły” partner w bloku „Dane beneficjenta” powinien wpisać swoje dane, a nie dane partnera wiodącego (lidera). Tym samym wniosek o nadanie/zmianę/wycofanie dostępu dla osoby uprawnionej w ramach SL2014 powinna podpisać osoba uprawniona do reprezentowania danego partnera, bo to ona wyznacza osobę do reprezentowania danego partnera w systemie, przy czym ważne jest, by na etapie weryfikacji i przyjmowania tego wniosku sprawdzać właściwości podpisujących je osób np. w oparciu o KRS, statut podmiotu w zależności od właściwości podmiotu. Przyjęcie wniosku podpisanego przez osoby pracujące u beneficjenta / partnera lub z nim współpracujące, ale nie upoważnione do jego reprezentacji (np. prezesa spółki w sytuacji gdy zgodnie z KRS spółka ma reprezentację dwuosobową), może skutkować jego nieważnością. Ponadto wskazane jest, aby wniosek „zwykłego” partnera był podpisany (parafowany) również przez osobę upoważnioną do reprezentowania partnera wiodącego jako stronę umowy o dofinansowanie, zawartej z instytucją, do której ten wniosek jest przekazywany, o ile zapisy tej umowy nie regulują tej kwestii w inny sposób.

W przypadku, jeśli osoba uprawniona wykonywać będzie czynności zarówno leżące w odpowiedzialności partnera wiodącego (lidera) jak i „zwykłego” partnera (tj. jedna osoba będzie miała w SL2014 dostęp w karcie umowy do kilku zakładek umowy), to należy złożyć taki wniosek, który wskazuje, że jest ona osobą, upoważnioną w umowie zarówno po stronie partnera wiodącego (lidera) jak i partnera. Tym samym składa 2 wnioski, tj. jeden wniosek będzie zawierał dane partnera wiodącego (i powinien być akceptowany przez osobę upoważnioną do reprezentowania partnera wiodącego), a drugi będzie – dane „zwykłego” partnera (powinien być akceptowany przez osobę upoważnioną do reprezentowania „zwykłego” partnera).

Jednocześnie należy zauważyć, że w SL2014 nie ma funkcjonalności profilowania zakresu uprawnień po stronie beneficjenta, tym samym także wniosek dla osoby uprawnionej do reprezentowania beneficjenta (np. dyrektora powiatowego urzędu pracy) powinien być podpisany przez tę osobę uprawnioną, analogicznie jak pozostałe wnioski.

Równocześnie IZ POWER przypomina o możliwości realizacji w SL2014 projektów partnerskich w formule projektów „zwykłych” (nie w formule partnerskiej), co pracownik instytucji określa w Systemie Obsługi Wniosków Aplikacyjnych (SOWA) jeszcze przed zaimportowaniem wniosku o dofinansowanie do SL2014. Jest to szczególnie pomocne w sytuacji, gdzie pracownik partnera wiodącego będzie dokonywał faktycznie wszystkich czynności w systemie zarówno jako pracownik partnera wiodącego (lidera), jak i pracownik wszystkich pozostałych partnerów projektu, a jednocześnie upraszcza wnioskowanie o dostęp do systemu.

2. Problem informowania Użytkowników B przez administratora merytorycznego o awarii SL2014 (procedura nr 4) lub awarii ePUAP (procedura nr 6).
W opinii IZ POWER ww. procedury określone w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020 odnoszą się jedynie do osób posiadających dostęp w aktualnie realizowanych projektach. Na podstawie procedur dopuszczalne jest informowanie osób wskazanych w projektach, które zostały rozliczone i zakończone. Dlatego też AMIZ POWER przygotował raport Umowy – osoby uprawnione [149] bez projektów zakończonych i rozwiązanych (folder Foldery współużytkowane/Raporty programowe/POWR), który pozwala wygenerować raport, który nie generuje danych e-mail osób z umów rozwiązanych i projektów zakończonych.

3. Problem przetwarzania danych osobowych zawartych w papierowych wnioskach o nadanie/zmianę/wycofanie dostępu dla osoby uprawnionej po zakończeniu projektu.
Wnioski o nadanie/zmianę/wycofanie dostępu dla osoby uprawnionej w ramach SL2014 stanowiące załącznik do umowy są dokumentacją projektową i podlegają archiwizacji na analogicznej zasadzie jak pozostałe dokumenty projektowe. Jednocześnie zgodnie z art. § 25. ust. 1 Porozumienia w sprawie realizacji Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 Instytucja Pośrednicząca zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Działań, zgodnie z art. 140 rozporządzenia ogólnego 1303/2013 oraz art. 23 ust. 3 ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020. W związku z tym osoby mające dostęp do przedmiotowych danych (w tym do archiwizacji) powinny mieć upoważnienia do ich przetwarzania.

4. Problem dnia, od którego należy liczyć termin na weryfikację wniosku o płatność/wniosku o dofinansowanie.
W opinii IZ POWER termin weryfikacji należy liczyć zgodnie z wykładnią art. 57 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23, z późn. zm.), tj. Jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło. Upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu. Co prawda projekt aneksu nr 2 do ww. Porozumienia w sprawie realizacji POWER w kwestii sposobu obliczania terminów w procesie weryfikacji wniosków o płatność IZ POWER wskazywała, że termin na weryfikację bądź przekazanie dokumentów rozpoczyna się z dniem złożenia przez beneficjenta wniosku o płatność. Jednak, biorąc pod uwagę ww. przepisy kpa, a także wymiar praktyczny całego procesu weryfikacji wniosków o płatność Instytucja Zarządzająca POWER proponuje zmianę podejścia do ww. kwestii w stosunku do prezentowanego wcześniej stanowiska i jako datę, od której rozpoczynają swój bieg terminy, w których powinny nastąpić poszczególne etapy weryfikacji wniosków o płatność przyjąć dzień następny po dniu wpływu wniosku o płatność/dokumentów do SL2014. Termin na weryfikację należy więc liczyć od dnia następującego po dniu faktycznej daty złożenia wniosku w systemie SL2014. Analogiczne rozwiązanie należy przyjąć dla 15-dniowego terminu weryfikacji wniosku o dofinansowanie projektu złożonego za pośrednictwem SOWA, z tym że „zdarzeniem” jest tu dzień przesłania podpisanej wersji wniosku o dofinansowanie – aktualnie wersji papierowej, w przyszłości wersji elektronicznej.