Europejski Fundusz SpołecznyEuropejski Fundusz Społeczny

Zmiany w Systemie Obsługi Wniosków Aplikacyjnych (SOWA)

data publikacji: 12-01-2017

Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu informuje, iż Instytucja Zarządzająca PO WER wprowadziła pakiet zmian w Systemie Obsługi Wniosków Aplikacyjnych (SOWA). Najistotniejsze zmiany:

  1. Moduł podpisu elektronicznego SOWA zapewni możliwość składania podpisu elektronicznego na wysłanych do instytucji pośredniczącej wnioskach o dofinansowanie projektu oraz fiszkach projektu. Główne metody podpisu to certyfikat kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP. Dodatkowo system zapewni rozwiązanie awaryjne na wypadek awarii platformy ePUAP, tj. niekwalifikowany certyfikat SOWA. Wprowadzono również dodatkową formę komunikacji pomiędzy instytucją, beneficjentem – pismo. Pismo w odróżnieniu od wiadomości może zostać podpisane elektronicznie. Dostęp do funkcjonalności przesyłania/ podpisywania pism będzie ustawiany na uprawnieniach użytkownika – domyślnie wszyscy użytkownicy SOWA dostęp taki mają wyłączony. W związku z powyższym IZ udostępni nową kartę uprawnień oznaczoną numerem 4.0, na której znajdują się uprawnienia do zarządzania pismami. Szczegóły dotyczące obsługi nowego modułu zostały zawarte w zaktualizowanych instrukcjach SOWA dla beneficjentów oraz instytucji.
  2. Zmiany w mechanizmie obliczania kosztów pośrednich. W ślad za zmianami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności (dalej Wytyczne) w SOWA będzie obowiązywał nowy mechanizm wyliczania kosztów pośrednich. Procent kosztów pośrednich w szczegółowym budżecie będzie polem wyliczanym automatycznie  w zależności od wysokości kosztów bezpośrednich (tabela stawek i kwot dostępna w Wytycznych). Tym samym nie będzie konieczności wyboru wysokości kosztów pośrednich przez beneficjentów, a następnie weryfikacji tego działania przez IP, co ograniczy liczbę pomyłek w tym zakresie i usprawni proces weryfikacji wniosków o dofinansowanie. W celu łatwiejszego / automatycznego wyliczania kosztów pośrednich przez SOWA, wprowadzone zostanie również nowe zadanie „Racjonalne usprawnienia”. W związku z tym wszystkie ewentualne wydatki dotyczące racjonalnych usprawnień (o ile w związku z nimi dochodzi do zmiany wniosku o dofinansowanie) powinny znaleźć się w nowym zadaniu przeznaczonym tylko do tego. Oznacza to, że wydatki dotyczące racjonalnych usprawnień nie będą mogły być wykazywane w ramach innych zadań. Jest to mechanizm, który będzie aktywny od drugiej wersji wniosku po złożeniu projektu do instytucji pośredniczącej. Mechanizm aktywowany jest w sekcji Zadania poprzez pole typu check-box, a nazwa zadania nie będzie mogła być zmieniona. Należy podkreślić, że wydatki poniesione w ramach zadania Racjonalne usprawnienia nie będą brane pod uwagę przy wyliczaniu stawki procentowej kosztów pośrednich, jednak wartość kwotowa kosztów pośrednich będzie wyliczana już od pełnej kwoty kosztów bezpośrednich tj. wliczając w to wydatki z zadania Racjonalne usprawnienia. Powyżej opisane mechanizmy będą dostępne tylko dla nowych projektów, złożonych w odpowiedzi na nabory ogłoszone po wdrożeniu zmian, tj. od 19 grudnia 2016 r.
    Ponadto SOWA będzie umożliwiał rozliczanie kosztów pośrednich w wysokości procentowej innej (niższej) niż określona w wytycznych, np. na wypadek obniżenia procentowej wartości kosztów pośrednich w związku z rażącym naruszeniem procedur w zakresie zarządzania projektem, co będzie możliwe poprzez ręczną korektę wyliczonych przez system stawek, niemniej jednak, o ile beneficjent obniży obowiązujące procentowe stawki kosztów pośrednich będzie to wyraźnie widoczne w systemie (wartości będą wtedy odznaczone).
  3. Zmiany w sposobie przenoszenia danych z SOWA do SL2014 wydatków, które zostały wykazane w ramach zadania oznaczonego jako kwota ryczałtowa. Obecnie eksportując do SL2014 wydatki wykazane w ramach zadania ryczałtowego są przenoszone do sekcji „Wydatki rozliczane ryczałtowo” jako odrębne pozycje. Po zmianie, eksport danych z SOWA przeniesie do SL2014 jedną pozycję ryczałtową o wartości sumy wszystkich wydatków dla tego zadania (niezależnie od liczby wydatków po stronie SOWA).
  4. Wzór wniosku o dofinansowanie projektu dla Powiatowych Urzędów Pracy (PUP). Wnioski tworzone w SOWA w ramach Poddziałania 1.1.1 oraz 1.1.2 będą od teraz posiadały wyłączone z edycji te pola, które nie są wymagane w projektach PUP.
  5. Karta dokumentu, na której znajdują się informacje dot. złożonego wniosku/ fiszki po stronie instytucji. Zostanie zapewniona możliwość pełnej edycji karty dokumentu, nawet jeżeli dokument posiada status Zwrócony. Możliwy będzie także eksport danych do SL2014 dokumentu o statusie Zwrócony.
  6. Karta dokumentu po stronie instytucji. Zostanie zapewniona możliwość podglądu przez pracownika instytucji wniosku/ fiszki w takiej postaci, w jakiej jest on widoczny podczas edycji przez wnioskodawcę/ beneficjenta. Podgląd dokumentu odbywa się w trybie do odczytu.
  7. Zwiększenie limitu stawki kosztów pośrednich możliwego do wprowadzenia w szczegółowym budżecie projektu dla projektów pozakonkursowych PUP z 3,00% do 10,00%. Przedmiotowe rozwiązanie kompensuje potrzebę zwiększenia stawki kosztów pośrednich w przypadku m. in. zmniejszenia wartości projektu w trakcie jego realizacji.
  8. W sekcji Zgłoś problem zostanie wprowadzony nowy typ zgłoszenia – Incydent bezpieczeństwa.

W związku z aktualizacją systemu w sekcji Pomoc w SOWA udostępnione zostały nowe wersje Instrukcji użytkownika SOWA przeznaczone dla wnioskodawców/ beneficjentów. Aktualne dokumenty są również dostępne na stronie internetowej www.efs.wup.poznan.pl w zakładce Program PO WER/System Obsługi Wniosków Aplikacyjnych SOWA.

Jednocześnie WUP w Poznaniu informuje, iż w dniu 28 listopada 2016 r. został wdrożony w SL2014 nowy mechanizm obsługi dokumentów przekazywanych do SL2014 poprzez Moduł wymiany danych. Zmiany dotyczą sposobu oznaczania pozycji kosztów, wskaźników oraz limitów specjalnym numerem ID mającym na celu lepsze zarządzanie strukturą danych projektu po stronie SL2014. IZ PO WER rozpoczęła prace mające na celu dostosowanie mechanizmów w SOWA do ww. zmian. Wdrożenie mechanizmów w SOWA przewidziane jest na przełomie stycznia i lutego 2017 r.