Europejski Fundusz SpołecznyEuropejski Fundusz Społeczny

Stanowisko IZ POWER dotyczące refundacji kosztów dojazdu uczestników

data publikacji: 04-01-2017

Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu przedstawia poniżej stanowisko Instytucji Zarządzającej POWER dotyczące refundacji kosztów dojazdu uczestnikom projektu pozakonkursowego w ramach Poddziałania 1.1.1 Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój.

Na wstępie należy wskazać, że pkt 9 podrozdziału 8.3 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej jako: „Wytyczne”) nakłada obowiązek sporządzania dokumentu dotyczącego zestawienia standardu i cen rynkowych w zakresie najczęściej finansowanych wydatków w ramach POWER przez właściwą instytucję będącą stroną umowy, który byłby uwzględniony w regulaminie konkursu albo wezwaniu do złożenia wniosku o dofinansowanie dotyczącego wyboru projektów w trybie pozakonkursowym. IZ POWER opracowała założenia takiego dokumentu, w których zawarte jest zestawienie szczegółowych warunków dla wybranych wydatków obowiązujących dla wszystkich projektów POWER, które Instytucje Pośredniczące (dalej: „IP”) zobligowane są uwzględnić w swoich zestawieniach. Spełnienie tych warunków w opinii IZ POWER jest wymagane, aby wydatki mogły zostać uznane za kwalifikowane w ramach projektów. Jednocześnie, ceny rynkowe określone przez IP w zestawieniach nie mogą przekraczać wartości dóbr i usług w opracowanym przez IZ dokumencie. Takie zestawienie powinno stanowić jeden z załączników do dokumentacji konkursowej albo wezwaniu do złożenia wniosku o dofinansowanie dotyczącego wyboru projektów w trybie pozakonkursowym i są wiążące dla wszystkich beneficjentów. Tym samym, analizując kwalifikowalność wydatku należy wziąć pod uwagę obowiązujący standard w tym zakresie opracowany przez IP.

Dodatkowo, zgodnie z Wytycznymi do jednych z podstawowych warunków kwalifikowalności wydatków należą: faktyczność poniesienia wydatków, jego niezbędność do realizacji celów i w związku z realizacją projektu, dokonanie w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Dodatkowo w rozdziale 6.4 pkt 5 Wytycznych wskazano, iż: „dowodem poniesienia wydatku jest zapłacona faktura, inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej”.

Zdaniem IZ POWER zwrot kosztów dojazdów prywatnym środkiem transportu uczestników projektu należy rozpatrywać indywidualnie w każdym stanie faktycznym. Należy przede wszystkim rozważyć, czy wydatek dotyczący refundacji kosztów dojazdu prywatnym środkiem transportu jest racjonalny i efektywny z punktu widzenia realizacji projektu oraz zgodny z budżetem projektu i obowiązującym standardem.

W przypadku gdy IP nie wprowadziła ograniczenia w zakresie możliwości korzystania przez uczestników projektu ze środków transportu prywatnego, wydatki związane z refundacją kosztów dojazdu mogą być kwalifikowane wyłącznie do wysokości określonej w cenniku biletów II klasy obowiązującego na danym obszarze.

Refundacja kosztów oraz uznanie wydatku za kwalifikowany w ramach POWER jest zawsze dokonywana na podstawie dokumentu, który potwierdza poniesienie danego wydatku. W opinii IZ POWER refundacja kosztów dojazdów prywatnym środkiem transportu uczestników projektu może odbyć się na podstawie złożonego oświadczenia o poniesieniu wydatku przez uczestnika projektu, zwłaszcza że i tak refundacja przewidziana jest do wysokości ceny biletu komunikacji publicznej. Instytucja weryfikująca wniosek o płatność powinna zweryfikować przedstawione oświadczenie przez takiego uczestnika.

Inną kwestią jest to, że niedopuszczalne jest refundowanie kosztów dojazdu uczestnikowi projektu za dni, w których staż nie miał miejsca, w tym soboty, niedziele oraz podczas urlopu. Niemniej jednak, w przypadku wyliczania wydatku kwalifikowanego związanego z kosztami dojazdu w oparciu o bilet komunikacji miejskiej okresowy ( np. miesięczny) a nie w oparciu o sumę wartości biletów dziennych lub jednorazowych, wydaje się to racjonalne w sytuacji udzielania wsparcia przez dany okres np. staż trwający miesiąc i przy założeniu że koszt biletu okresowego jest niższy niż suma kosztu biletów jednorazowych. W tej sytuacji, zdaniem IZ POWER, możliwa jest refundacja kosztu do wysokości całego biletu (tj. nawet gdy bilet miesięczny umożliwia uczestnikowi przejazdy w pojedyncze dni, w których staż nie miał miejsca, np. soboty i niedziele), gdyż będzie to wydatek racjonalny i efektywny w rozumieniu Wytycznych. Adekwatnie wyliczenie powinno mieć miejsce w przypadku zwrotu kosztów dojazdów prywatnym środkiem transportu.

Ostateczna decyzja w sprawie kwalifikowalności wydatków należy jednak zawsze do strony umowy o dofinansowanie projektu.