Europejski Fundusz SpołecznyEuropejski Fundusz Społeczny

Konkurs na wybór RO EFS w Wielkopolsce - najczęściej zadawane pytania cd..

data publikacji: 25-09-2008

dotyczy: konkurs na wybór Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego w Wielkopolsce (nr konkursu: ROEFS/30/1/08) – odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania – cd.

1. Czy miesięczna kwota, którą mogą wydatkować Regionalne Ośrodki EFS jest stała i nie podlega przesunięciom na kolejne miesiące?

Alokacja przeznaczona na Regionalny Ośrodek EFS jest jedynie kwotą uśrednioną, a całkowita alokacja dla Ośrodka powstaje z pomnożenia średniego miesięcznego kosztu funkcjonowania RO EFS przez liczbę miesięcy jego działalności. W związku z tym, wydatki RO EFS w miesiącu mogą przekroczyć, w przypadku Województwa Wielkopolskiego, kwotę 47 000,00 PLN.

2. Czy w „Zobowiązaniu personelu kluczowego”, stanowiącym załącznik do „Oferty na prowadzenie Regionalnego Ośrodka Europejskiego Funduszu Społecznego”, trenerzy kluczowi wpisują miesięczny wymiar godzin?

W „Zobowiązaniu personelu kluczowego”, stanowiącym załącznik do „Oferty na prowadzenie Regionalnego Ośrodka Europejskiego Funduszu Społecznego”, trenerzy kluczowi nie muszą podawać konkretnej liczby godzin. W związku z powyższym, w opisanym przypadku należy usunąć znajdujący się na przedmiotowym formularzu zapis: w wymiarze ………godzin miesięcznie.

3. Czy instytucja ubiegająca się o status Regionalnego Ośrodka Europejskiego Funduszu Społecznego może być jednocześnie projektodawcą i beneficjentem projektów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki?

Instytucja ubiegająca się o status Regionalnego Ośrodka Europejskiego Funduszu Społecznego może być projektodawcą i realizować zarówno projekty w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, jak również w ramach innych programów współfinansowanych z Unii Europejskiej.

4. Czy od instytucji ubiegającej się o status Regionalnego Ośrodka Europejskiego Funduszu Społecznego wymagany jest wkład własny?

Od instytucji ubiegającej się o status Regionalnego Ośrodka Europejskiego Funduszu Społecznego nie jest wymagany wkład własny.

5. Czy w budżecie Regionalnego Ośrodka Europejskiego Funduszu Społecznego możliwe jest ujęcie:
- kosztów zarządu (tj. wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu);
- kosztów personelu obsługowego (tj. obsługi kadrowej, administracyjnej, sekretariatu i kancelarii)?
Koszty zarządu w rozumieniu wynagrodzenia prezesa instytucji i członków zarządu instytucji ubiegającej się o status RO EFS są niekwalifikowalne. Natomiast koszty personelu obsługowego, tj. obsługi kadrowej, administracyjnej, sekretariatu i kancelarii są kwalifkowalne i powinny być uwzględnione w budżecie RO EFS w kategorii „koszty administracyjne”. Ponadto, jeżeli zakres czynności danej osoby nie jest przypisany wyłącznie do statutowej działalności RO EFS, to koszt jej wynagrodzenia jest kwalifkowalny proporcjonalnie do zaangażowania w realizację statutowych działań Ośrodka.

6. Czy Partner projektu również musi być podmiotem, który zgodnie ze statutem lub umową nie działa dla osiągnięcia zysku lub przeznacza zysk na cele statutowe?

Zgodnie z dokumentami: „Standardy działania sieci Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego” (pkt 4.1) oraz „Wytyczne dla Oferentów ubiegających się o status Regionalnego Ośrodka EFS” (pkt 2.1), Partner projektu również musi być podmiotem, który zgodnie ze statutem lub umową nie działa w celu osiągnięcia zysku lub przeznacza zysk na cele statutowe.

7. Czyj życiorys należy załączyć do „Oferty na prowadzenie Regionalnego Ośrodka Europejskiego Funduszu Społecznego”?

Do „Oferty na prowadzenie Regionalnego Ośrodka Europejskiego Funduszu Społecznego” należy załączyć życiorysy kadry kluczowej (poza trenerem specjalistycznym i doradcą specjalistycznym), tj. osób pełniących następujące funkcje:
- kierownika Regionalnego Ośrodka EFS;
- animatora;
- trenera kluczowego;
- doradcy kluczowego;
- specjalisty ds. informacji i promocji.
CV wskazanych powyżej osób należy przygotować zgodnie z wzorem załączonym do Oferty.

8. Czy istnieje możliwość innego sposobu kalkulowania wynagrodzenia doradcy, nieuzwględniający dodatkowego wynagrodzenia w postaci premii?

Zgodnie z dokumentem Budżet RO EFS, stanowiącym załącznik do „Oferty na prowadzenie Regionalnego Ośrodka Europejskiego Funduszu Społecznego”, w Działaniu 3. dotyczącym doradztwa przewidziane zostało dla doradcy kluczowego zarówno wynagrodzenie podstawowe, jak i wynagrodzenie dodatkowe. Ponadto, w Instrukcji wypełniania budżetu przy przedmiotowym załączniku zaznaczono, że wynagrodzenie dodatkowe określa beneficjent, zaleca się jednak, aby wynagrodzenie dodatkowe doradcy kluczowego nie przekraczało 60 zł za godzinę. W związku z tym, to beneficjent decyduje o uwzględnieniu w budżecie wskazanego powyżej wynagrodzenia dodatkowego.

9. Czy, w sytuacji, gdy odpowiedź dotycząca diagnozy potrzeb przekracza dwie strony, istnieje możliwość załączenia jej w formie dodatkowego załącznika?

Zgodnie z „Instrukcją wypełniania oferty na prowadzenie Regionalnego Ośrodka EFS”, opis dotyczący diagnozy potrzeb, w tym m.in. sposobu realizowania strategii zatrudnienia, ma zawierać główne, najważniejsze założenia, a powyższa diagnoza (zgodnie z Ofertą – przewidziana maksymalnie na 2 strony) ma być podstawą do przygotowania wniosków. Dlatego też dodatkowy załącznik w przedmiotowym zakresie nie będzie poddany ocenie.

10. Czy istnieje możliwość rozdzielenia stanowiska specjalisty ds. informacji i promocji?

Takie rozwiązanie nie jest możliwe ze względu na fakt, iż każda z tych osób odrębnie musiałaby spełniać kryteria określone dla specjalisty ds. informacji i promocji w „Standardach działania sieci Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego”. Ponadto, zgodnie ze strukturą organizacyjną Regionalnego Ośrodka EFS przedstawioną w Ofercie, zadania związane z informacją i promocją pełni specjalista ds. informacji i promocji.

11. Czy zapisy w podpunkcie 1. „wykaz projektów realizowanych w ciągu ostatnich dwóch lat” i w podpunkcie 2. „załącz wykaz projektów” do punktu 3.6 Oferty (Potencjał Oferenta oraz Partnera) dotyczą odrębnych załączników oraz czy wykaz powinien zostać zamieszczony w ofercie?

W podpunkcie 1. do punktu 3.6 Oferty wykaz projektów powinien zostać przedstawiony w ramach formularza oferty, natomiast w podpunkcie 2. przedmiotowy wykaz należy załączyć jako odrębny dokument. Ponadto, w części 2. pkt 3.6 Oferty trzeba dokonać m.in. oceny efektywności projektów wykazanych w załączniku.

12. Czy opis doświadczenia w pkt 3.6 Oferty dotyczy tylko zrealizowanych projektów, czy także tych, których realizacja dobiega końca np. do 30 września 2008 r.?

Zgodnie z Ofertą, opis doświadczenia w pkt 3.6 dotyczy projektów realizowanych. Jednocześnie projekt, którego realizacja dobiega końca np. do 30 września br. może zostać ujęty w wykazie, wyłącznie pod warunkiem dokonania końcowej oceny efektywności przedmiotowego projektu.

13. Czy ograniczenie do jednej strony w punkcie 3.7 Oferty dotyczy wyłącznie opisu zakresu obowiązków kadry, czy jest to jedna strona włącznie z opisem strategii promocji?

W punkcie 3.7 Oferty opis zarządzania RO EFS nie może przekroczyć jednej strony, włącznie z opisem strategii promocji.

14. Czy preferowane będą oferty, które będą realizowane przez jednego projektodawcę w każdym z obszarów?

Zgodnie z „Wytycznymi dla Oferentów ubiegających się o status Regionalnego Ośrodka EFS”, oferty złożone na każdy z obszarów będą oceniane przez Komisję Oceny Ofert oddzielnie w ramach poszczególnych obszarów. O przyznaniu dofinansowania w ramach jednego obszaru decydować będzie ogólna liczba przyznanych punktów dla danej oferty. Finansowanie uzyska oferta, która otrzymała najwięcej punktów. Ponadto należy zaznaczyć, iż w Wytycznych określono, że liczba ofert, które mogą zostać złożone przez jednego Oferenta, nie podlega ograniczeniu. Jednakże w trakcie oceny pod uwagę brany będzie potencjał finansowy i organizacyjny Oferenta przy realizacji podobnego typu działań oraz adekwatność potencjału Oferenta do skali realizowanych działań. Oferent wykazuje wymagany potencjał finansowy na każdy składany projekt.

15. Czy w Ofercie w punkcie 3.5 Rezultaty, projektodawca wskazuje wyłącznie ogólną liczbę szkoleń planowanych do realizacji, czy istnieje konieczność wskazania liczby dni z każdej tematyki?

W Ofercie w punkcie 3.5 Rezultaty, w ramach rezultatów twardych, Oferent wykazując liczbę szkoleń planowanych do realizacji, wskazuje liczbę dni szkoleń w podziale na szkolenia kluczowe i specjalistyczne. Należy zatem zaznaczyć, że zgodnie ze Standardami, szkolenia kluczowe obejmują zakres tematyczny nr 2 i nr 3, a szkolenia specjalistyczne – zakres tematyczny nr: 1, 4, 5.

16. Czy umowa cywilno-prawna w ramach RO EFS może być zawierana również z trenerami prowadzącymi działalność gospodarczą?

Zgodnie z Ofertą, właściwą formą zatrudnienia trenera kluczowego jest umowa cywilno-prawna. Nie ma ograniczenia co do kwestii prowadzenia przez trenera działalności gospodarczej.

17. Czy wynagrodzenie trenera wypłacone na podstawie rachunku/ faktury będzie uznawane za koszt kwalifikowalny oraz czy należy ten fakt uwzględnić w budżecie projektu?

W Wytycznych określono, że faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty są dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki. Jednocześnie należy zauważyć, iż Oferent wypełnia budżet zgodnie z załączonym do Oferty wzorem oraz z zachowaniem opisanych tam pozycji budżetowych. Zatem nie ma potrzeby uwzględniania w przedmiotowym załączniku faktu, iż wynagrodzenie trenera będzie wypłacone na podstawie rachunku/ faktury.

18. Czy w punkcie 3.5 Oferty w ramach rezultatów miękkich można wprowadzić dodatkowe rezultaty?

Dopisanie rezultatów jest możliwe, należy jednak pamiętać, że wszystkie wymieniane rezultaty trzeba nie tylko zmierzyć, ale również wykazać w ramach sprawozdawczości.

19. Czy zapis w ppkt 1. do pkt 3.6 Oferty oznacza, że trzeba posiadać doświadczenie w zakresie realizacji projektów dotyczących wyłącznie tworzenia partnerstwa czy też w zakresie usług informacyjno-doradczo-szkoleniowych w obszarach objętych wsparciem EFS?

Zapis w ppkt 1. do pkt 3.6 Oferty oznacza, że podmiot, który ubiega się o status RO EFS musi posiadać 1-roczne doświadczenie w świadczeniu usług informacyjnych, doradczych i szkoleniowych w obszarach objętych wsparciem EFS, jak również w zakresie rozwoju partnerstwa na szczeblu lokalnym i regionalnym.

20. Czy funkcję animatora mogą pełnić 2 osoby zatrudnione każda na ½ etatu?

Zgodnie ze „Standardami działania sieci Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego”, funkcję animatora mogą pełnić dwie osoby, z których każda zatrudniona będzie na pół etatu. Jednocześnie, w ramach pkt 3.7 Oferty (Zarządzanie Regionalnym Ośrodkiem EFS), należy uzasadnić konieczność zatrudnienia dodatkowej osoby.

21. Czy osoba pełniąca funkcję animatora może jednocześnie pełnić funkcję trenera kluczowego?

W przypadku personelu kluczowego stanowiska mogą być łączone w ramach Ośrodka, przy zastrzeżeniu, że 1 osoba może pełnić max. 2 funkcje. Tak więc osoba pełniąca funkcję animatora może jednocześnie pełnić funkcję trenera kluczowego. Należy jednak wziąć pod uwagę fakt, że zgodnie z dokumentacją konkursową, jedna osoba nie może pracować na rzecz sieci RO EFS na więcej niż 1 etacie w ramach wszystkich wykonywanych przez siebie funkcji. Ponadto, pensum czasu pracy na rzecz sieci RO EFS nie może przekroczyć 22 dni roboczych w miesiącu. Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym.

22. Czy w przypadku tworzenia nowego Ośrodka RO EFS wymagane jest dołączenie do wniosku umowy/ promesy wynajmu lokalu?

W przypadku tworzenia nowego Ośrodka RO EFS nie ma wymogu załączenia do wniosku umowy/ promesy wynajmu lokalu. Jednakże Oferent musi złożyć deklarację, że w terminie 1 miesiąca od otrzymania informacji o przyznaniu dotacji otworzy biuro w mieście, w którym ma być prowadzony Regionalny Ośrodek EFS.

23. Czy w Ofercie w tabeli przy rezultatach horyzontalnych (pkt 3.5) można wykazać (w oparciu o listy obecności) osoby, które brały udział w spotkaniach animacyjnych czy szkoleniach organizowanych przez specjalistę ds. informacji i promocji?

W przedmiotowej tabeli można wykazać osoby korzystające z różnych usług, należy jedynie pamiętać o:
-dokonaniu podziału tych osób na grupy beneficjentów;
-udokumentowaniu ich uczestnictwa, tzn. zebraniu danych osobowych tych osób. W związku z tym, nie można ujmować klientów Punktu Informacyjnego.
Dodatkowo, należy również pamiętać, by, zgodnie z Instrukcją do Oferty, zakładane wartości były liczone tylko jeden raz w ramach określonych instytucji.

24. Jakie dokumenty należy przekazać w wersji elektronicznej (CD/DVD)?

Dokumentacja przekazana przez Oferenta w wersji elektronicznej powinna zawierać Ofertę wraz z tymi załącznikami, które przygotowuje Oferent, tj. budżet RO EFS, oświadczenie o kwalifikowalności VAT, życiorysy zawodowe personelu kluczowego, zobowiązania i oświadczenia personelu kluczowego, wykaz projektów do podpunktu 2. punktu 3.6 Oferty. Powyższa dokumentacja w wersji elektronicznej nie musi być podpisana ani zeskanowana.

25. Czy osoba na stanowisku asystenta kierownika może jednocześnie pełnić funkcję doradcy specjalistycznego?

Osoba na stanowisku asystenta kierownika może jednocześnie pełnić funkcję doradcy specjalistycznego. Należy jednak zaznaczyć, że osoba ta musi spełniać wymagania zawarte w „Standardach działania sieci Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego”. Trzeba również wziąć pod uwagę fakt, że zgodnie z dokumentacją konkursową, jedna osoba nie może pracować na rzecz sieci RO EFS na więcej niż 1 etacie w ramach wszystkich wykonywanych przez siebie funkcji. Ponadto, pensum czasu pracy na rzecz sieci RO EFS nie może przekroczyć 22 dni roboczych w miesiącu. Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym.