Europejski Fundusz SpołecznyEuropejski Fundusz Społeczny

SPO RZL - Kwlifikowalność kosztów

1. Czy koszty związane z przejazdem prywatnym środkiem transportu beneficjenta ostatecznego są kwalifikowalne?

Wydatki poniesione przez beneficjenta ostatecznego w związku z przejazdem prywatnym środkiem transportu są kwalifikowalne do wysokości ceny biletu transportu publicznego na danej trasie po przedstawieniu przez niego stosownego oświadczenia (w oświadczeniu należy wskazać numer rejestracyjny samochodu własnego lub użytkowanego), przy czym dotyczy to wyłącznie osób, które rzeczywiście poniosły wydatek związany z przejazdem (np. zakup paliwa do samochodu). Ponadto w przypadku, gdy beneficjent ostateczny nie posiada prawa jazdy i jest dowożony prywatnym środkiem transportu przysługuje mu zwrot kosztów dojazdu po złożeniu przedmiotowego oświadczenia, przy założeniu, że kierowca nie jest beneficjentem ostatecznym projektu i nie będzie występować o refundację ww. kosztów.

2. Windykacja środków nieprawidłowo wydatkowanych w ramach projektów Działania 1.2 i 1.3 SPO RZL.

W przypadku gdy środki w ramach projektu zostały nienależnie wydatkowane ze środków Funduszu Pracy i jednocześnie wydatek z nimi związany nie został jeszcze rozliczony w ramach projektu, nie należy go wykazywać we wniosku o płatność składanym przez Powiatowy Urząd Pracy (PUP). Wydatek taki rozumiany będzie jako wydatek niekwalifikowalny w ramach projektu i powinien on zostać poniesiony ze środków Funduszu Pracy będących w dyspozycji starosty.

W stosunku do wszystkich osób i podmiotów, które otrzymały środki z Funduszu Pracy, w tym w ramach projektów SPO RZL, a które to środki określona osoba lub podmiot otrzymały nienależnie - powinny zostać przeprowadzone postępowania w celu zwrotu (odzyskania) tych środków, z postępowaniem sądowym i egzekucyjnym włącznie Zgodnie z art. 108 ust. 1 pkt 43 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, koszty prowadzenia takiego postępowania mogą być finansowane ze środków Funduszu Pracy (wydatki na ten cel nie są limitowane). Jeżeli natomiast zachodzi potrzeba dokonania w związku z tym zmiany limitu wydatków na finansowanie w 2004 roku programów przeciwdziałania bezrobociu, w tym limitów na projekty realizowane w ramach Działania 1.2 i 1.3, to powinien zostać przedłożony w tej sprawie odpowiedni wniosek o zmianę decyzji Ministra ustalającej te limity.

3. W jakiej sytuacji Powiatowy Urząd Pracy powinien przeprowadzić audyt projektu współfinansowanego z EFS?

W przypadku realizowania jednego projektu o wartości przekraczającej 700 tys PLN lub kilku projektów o łącznej wartości równej lub przekraczającej 1 mln PLN należy przeprowadzić audyt dla tego projektu (zawrzeć wydatki związane z audytem), którego wartość – po zsumowaniu z łączną wartością poprzednich projektów, powoduje osiągnięcie lub przekroczenie kwoty 1 mln PLN. Każdy następny projekt składany przez tego samego beneficjenta będzie musiał podlegać audytowi. Zgodnie z powyższym do pułapu osiągnięcia bądź przekroczenia kwoty 1 mln PLN należy sumować zarówno projekty realizowane oraz projekty zakończone i rozliczone przez danego beneficjenta w obecnym okresie programowania SPO RZL.

W przypadku wniosku rozszerzonego i projektów realizowanych w ramach Schematu a) Działań 1.2 i 1.3 Wojewódzki Urząd Pracy sumuje wartość projektu rozszerzonego, natomiast Powiatowy Urząd Pracy powinien sumować wartość projektu posiłkowego.

4. Jakie koszty mogą zostać zawarte w budżecie wniosku o dofinansowanie realizacji projektu składanego przez Powiatowy Urząd Pracy?

Wszystkie koszty związane z realizowanymi formami wsparcia, a w szczególności te, które zostały wymienione w Uzupełnieniu SPO RZL w opisie 1.2 i 1.3 można ująć w budżecie projektu jako wydatki kwalifikowalne. Koszty działań promocyjnych, koszty materiałów promocyjnych, koszty zakupu i eksploatacji sprzętu komputerowego, elektronicznego i biurowego są wydatkami kwalifikowalnymi i mogą być uwzględniane w budżecie projektu, niemniej jednak należy pamiętać, że wydatki te mogą być finansowane wyłącznie w ramach wkładu własnego: tj. ze środków Funduszu Pracy w dyspozycji samorządu powiatu lub z budżetu jednostek samorządu terytorialnego.

5. Czy beneficjent ostateczny, który z własnej winy nie ukończył udziału w szkoleniu jest zobowiązany do zwrotu kosztów?

W myśl przepisu art. 41 ust. 6 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. Nr 99. poz. 1001) osoba bezrobotna, która z własnej winy nie ukończyła szkolenia obowiązana jest do zwrotu kosztów tego szkolenia, chyba że powodem nieukończenia było podjęcie zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej. Przepis ten stosuje się odpowiednio, zgodnie z art. 53 ust 6 do osób, które z własnej winy nie ukończyły stażu lub przygotowania zawodowego w miejscu pracy.

6. Czy beneficjent ostateczny będzie również zobowiązany do zwrotu kosztów w przypadku przerwania formy wsparcia z powodu powołania do zasadniczej służby wojskowej lub z powodu podjęcia nauki w szkole wyższej?

Należy stwierdzić, że powołanie bezrobotnego do odbycia zasadniczej służby wojskowej jest okolicznością niezależną od osoby bezrobotnej, a więc nieukończenie szkolenia, stażu lub przygotowania zawodowego w miejscu pracy z powodu powołania do wojska nie może być traktowane jako nieukończenie z winy bezrobotnego.

Natomiast osoba, która podjęła naukę w szkole wyższej w systemie studiów dziennych powinna być pozbawiona statusu osoby bezrobotnej zgodnie z art. 33 ust. 4 pkt. 1 ponieważ nie spełnia warunków określonych w art. 2 ust.1 pkt 2 Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Podobnie osoba bezrobotna, która nabyła prawo do renty nie spełnia warunków określonych w art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy i powinna być pozbawiona przez starostę statusu osoby bezrobotnej. Osoby, które utraciły status bezrobotnego nie mogą kontynuować szkolenia, stażu lub przygotowania zawodowego. Starosta jednak powinien każdorazowo zbadać z jakiego powodu dana osoba nie ukończyła szkolenia, stażu lub przygotowania zawodowego w miejscu pracy, po wzięciu pod uwagę wszelkich okoliczności i wysłuchaniu zainteresowanych stron. Należy także dodać, że nie można zdefiniować pojęcia "osoba, która nie ukończyła szkolenia z własnej winy", ponieważ kwestia ta podlega w każdym przypadku indywidualnej ocenie.

7. Jakie koszty podlegają zwrotowi w przypadku przerwania przez beneficjenta ostatecznego udziału w projekcie?

Jeśli chodzi o to, jakie koszty podlegają zwrotowi zgodnie z art. 41 ust. 6 ustawy, to są to jedynie koszty enumeratywnie wymienione w art. 2 ust. 1 pkt 12 Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Zatem np. dodatek szkoleniowy lub stypendium nie są kosztem szkolenia i nie podlegają zwrotowi za okres, w którym dany bezrobotny uczestniczył w szkoleniu.

8. Jak należy dokumentować wkład jednostek samorządu terytorialnego w zatrudnienie subsydiowane?

Wkład jednostek samorządu terytorialnego w zatrudnienie subsydiowane należy dokumentować zgodnie z zasadami przyjętymi dla pracodawcy prywatnego. Należy jednak pamiętać, że wszystkie źródłowe dokumenty powinny być przechowywane w PUP.

9. Z jakich rachunków bankowych mogą być ponoszone wydatki w ramach projektu?

Według wiedzy Instytucji Zarządzającej SPO RZL nie istnieje zasada, iż wydatki w ramach projektu powinny być ponoszone jedynie z rachunku bankowego utworzonego dla danego projektu. Z pewnością postępowanie zgodnie z ww. zasadą przyczyni się do zwiększenia przejrzystości wydatków oraz ułatwi prowadzenie ewidencji księgowej, jednakże w opisywanym obszarze realizacji projektu wymagane jest jedynie prowadzenie wyodrębnionej dla projektu ewidencji księgowej. Pragnę podkreślić, iż rozwiązanie takie nie nakazuje wydatkowania środków jedynie z rachunku bankowego dla projektu.

10. Jakie koszty związane z personelem w projektach realizowanych przez Powiatowe Urzędy Pracy mogą podlegać refundacji?

Jedynym stanowiskiem pracy w PUP, którego wynagrodzenie może być refundowane z Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) jest koordynator projektu. Należy jednak wyjaśnić, że w opinii Instytucji Zarządzającej SPO RZL, koordynowanie projektu nie jest jednoznaczne z odpowiadaniem za jego wdrażanie. Odpowiedzialność za realizację projektu ponosić będzie osoba podpisująca umowę o dofinansowanie realizacji projektu, tj. np. dyrektor PUP. Koordynatora projektu należy rozumieć jako osobę realizującą zadania związane z organizacją form wsparcia, przygotowaniem sprawozdań z realizacji projektu, opracowywaniem wniosków o płatność. Zadania te koordynator realizuje we współpracy z pozostałymi pracownikami PUP zaangażowanymi w realizację projektu.

11. Czy jedna osoba może być koordynatorem w ramach dwóch projektów realizowanych przez jeden Powiatowy Urząd Pracy?

Jedna osoba może być koordynatorem dwóch projektów - dla Działania 1.2 i 1.3 pod warunkiem uwzględnienia wszystkich wymogów stawianych przez Jednostkę Monitorująco-Kontrolną EFS, które zostały przedstawione na spotkaniu w dniu 18 lutego br. W szczególności należy pamiętać, że wydatki na wynagrodzenia etatowych pracowników jednostek sektora finansów publicznych mogą być uznawane za kwalifikowalne tylko wówczas, jeżeli zadania związane z realizacją projektu obejmują 100% ich czasu pracy. Jednocześnie informuję, że jeżeli koordynator wykonuje zadania związane z projektem w 100% swojego czasu pracy, nie ma obowiązku prowadzenia karty czasu pracy. Przy zawieraniu umów o pracę z koordynatorem projektu należy również mieć na uwadze obowiązujące przepisy w zakresie prawa pracy.

12. Jakie wydatki rzeczowe związane z zatrudnieniem koordynatora mogą zostać ujęte jako koszty kwalifikowalne w budżecie projektu Powiatowego Urzędu Pracy?

Nie jest możliwe określenie katalogu wydatków rzeczowych związanych z zatrudnieniem koordynatora projektu. Niemniej jednak należy pamiętać, że wydatki rzeczowe dotyczą w głównej mierze wyposażenia stanowiska pracy tj. zakupu sprzętu biurowego, elektronicznego i komputerowego dla koordynatora projektu i muszą być ściśle związane z wdrażaniem projektu.

13. Czy w przypadku zawierania umów cywilno-prawnych związanych z zatrudnianiem osób do projektu w ramach SPO RZL powinno stosować się Prawo zamówień publicznych?

Zgodnie z treścią art. 4 pkt 4 ustawy - Prawo zamówień publicznych, przepisów ustawy nie stosuje się do umów z zakresu prawa pracy. Użyty w ustawie termin - "umowy z zakresu prawa pracy" - wskazuje, że wyłączenie dotyczy nie tylko umowy o pracę w rozumieniu art. 25 ustawy Kodeks pracy (DZ. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94 z późn. zmianami) lecz również innych umów z zakresu prawa pracy. Do takich umów zaliczyć należy m.in. umowy, których przedmiotem jest wykonanie pracy tymczasowej, zawieranych za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej w rozumieniu ustawy o zatrudnieniu pracowników tymczasowych (Dz. U. z 2003 r., Nr 166, poz. 1608).

Należy zauważyć, że wyłączenie zawarte w art. 4 pkt 4 ustawy – Prawo zamówień publicznych nie obejmuje umów cywilnoprawnych, na podstawie których wykonywane być mogą czynności zbliżone do wykonywanych w ramach stosunku pracy. Umowy o dzieło oraz umowy zlecenia podlegają regulacjom Kodeksu cywilnego. Nie mają do nich zastosowania przepisy Kodeksu pracy, co powoduje, że nie są one „umowami prawa pracy”, o których mowa w art. 4 pkt 4 ustawy - Prawo zamówień publicznych. W konsekwencji należy stwierdzić, że zatrudnienie personelu w formie umów cywilnoprawnych odbywa się z zastosowaniem przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych, o ile wysokość wynagrodzenia jest równa lub większa niż równowartość w złotych kwoty 6000 Euro.

Fakt zawarcia w Poradniku dla beneficjentów konieczności wykazywania w budżecie projektu wydatków związanych z zawarciem umów cywilnoprawnych w kategorii głównej: wydatki związane z personelem projektu nie zwalnia beneficjentów z obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, która stanowi źródło prawa powszechnie obowiązującego od dnia 2 marca 2004 r. tj. dnia wejścia w życie przedmiotowej ustawy. W związku z powyższym należy stwierdzić, że wydatki na wynagrodzenie osób zatrudnionych w ramach umów cywilnoprawnych w projektach SPO RZL, które powinny były zostać ale nie zostały wyłonione w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych (wartość umowy tj. wynagrodzenia była równa lub większa niż równowartość w złotych kwoty 6000 EUR), należy uznać za wydatek niekwalifikowalny. Ponadto ustawa Prawo zamówień publicznych wprowadza wiele trybów postępowania o zamówienie publiczne, z którymi nie należy jednoznacznie utożsamiać postępowania w ramach procedury przetargowej. Beneficjent może wybrać, biorąc pod uwagę przepisy ustawy, zastosowanie najbardziej uproszczonej procedury postępowania o zamówienie publiczne, dzięki czemu możliwe będzie usprawnienie procesu wyboru personelu zatrudnionego w ramach umów cywilnoprawnych.

Odnosząc się do obowiązku beneficjenta wykazania personelu zaangażowanego w zarządzanie projektem w momencie złożenia wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, pragnę przypomnieć, że wymagane jest złożenie maksymalnie trzech życiorysów personelu projektu, w związku z powyższym obowiązek ten nie dotyczy całego personelu projektu.
Ponadto, nie ma przeciwwskazań aby po zatwierdzeniu wniosku o dofinansowanie realizacji projektu beneficjent angażował osoby zatrudnione w innych instytucjach do projektu w ramach umów cywilnoprawnych, o ile procedura ich wyboru zostanie przeprowadzona zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Informacja na temat planowanego zatrudniania personelu projektu na podstawie umów cywilnoprawnych powinna zostać przedstawiona przez beneficjenta we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu w poz. 1.14 Zgodność projektu z przepisami w zakresie zamówień publicznych oraz w poz. 2.4 Sposób zarządzania projektem.

Mając na uwadze powyższe informacje, w opinii Instytucji Zarządzającej (IZ) SPO RZL, konieczność wyłaniania personelu projektu zatrudnionego w ramach umów cywilnoprawnych zgodnie z trybem przewidzianym w ustawie Prawo zamówień publicznych, nie stanowi zagrożenia realizacji Działań i projektów w ramach SPO RZL.

15. Jak będą dokonywane płatności związane z projektami współfinansowanymi z EFS, realizowanymi przez Powiatowe Urzędy Pracy?

Środki Funduszu Pracy będące w dyspozycji samorządu województwa będą przekazywane na wniosek Marszałka, który wystąpi do dysponenta Funduszu Pracy o zwiększenie limitu dla PUP po podpisaniu z nim umowy o dofinansowanie projektu. Do wniosku zawierającego łączną kwotę limitu, WUP / Marszałek dołączy miesięczny harmonogram płatności w ramach projektu, stanowiący załącznik do umowy o dofinansowanie projektu. Zgodnie z ww. harmonogramem realizowane będą przez dysponenta Funduszu Pracy płatności miesięczne dla PUP.

16. Czy odsetki bankowe powinny być wykazywane jako przychód w przypadku projektów realizowanych przez Powiatowe Urzędy Pracy?

Odsetki bankowe naliczone od środków zgromadzonych na rachunku projektu powinny być przekazywane w momencie naliczenia na rachunek podstawowy Funduszu Pracy powiatu. Nie będą zatem wykazywane jako przychód projektu we wniosku o płatność.

17. Czy wydatki związane z doposażeniem stanowiska pracy w ramach projektów 1.2 i 1.3 schemat a) SPO RZL są kwalifikowalne?

Wydatki poniesione na doposażenie stanowiska pracy na podstawie art. 59 ust. 3 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy dla osób bezrobotnych powyżej 50 roku życia mogą być uznane za kwalifikowalne w przypadku realizacji projektów powiatowych urzędów pracy zakładających zatrudnienie subsydiowane. W związku z powyższym informuję, że wydatki poniesione z tytułu doposażenia stanowiska pracy zostaną uznane za kwalifikowalne, jeżeli ta forma wsparcia została zatwierdzona we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu do dnia 3 marca br.

Jednocześnie informuję, że wydatki z tytułu doposażenia stanowiska pracy ramach zatrudnienia subsydiowanego w projektach konkursowych powiatowych urzędów pracy w schemacie a) Działań 1.2 i 1.3 SPO RZL (wyłanianych do realizacji w 2005 roku) nie zostaną uznane za kwalifikowalne.

18. Czy powiatowe urzędy pracy dokonując zwrotu kosztów dojazdu na szkolenia uczestnikom w ramach projektu finansowanego w części ze środków EFS, powinny żądać biletu przejazdu tam i z powrotem i na tej podstawie wyliczać koszty dojazdu na szkolenie przez wszystkie dni, czy wystarczy informacja otrzymana z PKP lub PKS o wysokości kosztu przejazdu z miejsca zamieszkania osoby bezrobotnej do miejsca odbywania szkolenia?

Wydatki związane z przejazdem publicznymi środkami transportu ( bilety kolejowe II klasą, bilety autobusowe PKS oraz komunikacji miejskiej) są kwalifikowalne. W przypadku zakupienia biletów długoterminowych (np. tygodniowych, miesięcznych), termin ważności biletu musi odpowiadać terminowi trwania udzielanej pomocy, np. w przypadku uczestniczenia Beneficjenta Ostatecznego w tygodniowym szkoleniu, kwalifikowalny jest zakup biletu tygodniowego, natomiast jeżeli szkolenie trwa miesiąc-biletu miesięcznego. Zakupione bilety są podstawą do dokonania zwrotu kosztów dojazdu uczestników na szkolenie.
Ponadto, wydatki poniesione przez Beneficjenta Ostatecznego w związku z przejazdem samochodem prywatnym są kwalifikowalne do wysokości ceny biletu transportu publicznego (PKS i PKP) na danej trasie, po przedstawieniu przez niego stosownego oświadczenia.

19. Czy wydatki związane z zakwaterowaniem i wyżywieniem przy kosztach szkolenia należy traktować łącznie?

Wykazywane w budżecie projektu wydatki związane z zakwaterowaniem powinny odnosić się wyłącznie do wydatków związanych z beneficjentami ostatecznymi. W przypadku, gdy przewiduje się również zapewnienie wyżywienia uczestnikom projektu, wydatki te powinny zostać wykazane w kategorii "zakwaterowanie z wyżywieniem", jeżeli usługa zapewniona będzie łącznie, bądź wykazane oddzielnie w dwóch kategoriach: "zakwaterowanie" i "wyżywienie". Nie ma obowiązku uwzględniania kosztów wyżywienia przy organizacji szkolenia - decyzja ta leży w gestii beneficjenta.

20. Czy za wydatek kwalifikowalny można uznać koszt związany z podwykonawstwem dotyczącym zlecenia działań marketingowych i rekrutacyjnych?

Projekt realizowany w ramach SPO RZL może zawierać wydatki związane ze zlecaniem działań marketingowych i rekrutacyjnych. Wyjątek stanowią projekty realizowane w ramach Działań 1.2 i 1.3. Zgodnie z art. 108 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, środki z Funduszu Pracy nie mogą zostać przeznaczone na ww. działania. W związku z powyższym, wydatki związane ze zleceniem działań marketingowych i rekrutacyjnych w Działaniach 1.2 i 1.3 nie są kwalifikowalne.

21. W jakich typach projektów finansowanych z EFS udział wydatków na zadania zlecone w ramach podwykonawstwa nie może przekroczyć 30%?

W przypadku projektów realizowanych w ramach SPO RZL dopuszczalny jest jeden poziom zlecenia (beneficjent może zlecić część projektu innej instytucji, która nie ma już prawa dalszego zlecenia, jest zobowiązana wykonać zadanie samodzielnie), przy czym udział wydatków na zadania zlecone nie może być wyższy niż 30% wartości projektu. Wyjątek stanowią projekty wyłaniane w procedurze pozakonkursowej; w tych przypadkach wartość zadań zleconych może obejmować 100% wartości projektu i dopuszczalny jest drugi poziom zlecania do 30% wartości projektu.

Na pisemny wniosek beneficjenta złożony do Instytucji Wdrażającej, w przypadku projektów pozakonkursowych zakładających realizację szkoleń, przeprowadzenie badań lub ekspertyz oraz organizację kampanii informacyjnych, możliwe jest zlecanie zadań związanych z wykonaniem projektu do 100% wartości projektu. Warunek ten dotyczy jedynie beneficjentów będących jednostkami sektora finansów publicznych, które nie posiadają odpowiednich zasobów własnych, umożliwiających samodzielne zrealizowanie ww. typów projektów.

22. Jakie konsekwencje wyciągnięte zostaną wobec PUP, który w wyznaczonym terminie nie usunie nieprawidłowości we wniosku o płatność?

Wnioski o płatność beneficjenta składane przez PUP w terminie wskazanym w Porozumieniu w sprawie wspólnej realizacji projektu finansowego z EFS zawartego pomiędzy Samorządem Województwa, a Samorządem Powiatu, będą weryfikowane pod względem formalno – rachunkowym i merytorycznym przez WUP. W razie wykrycia we wniosku nieprawidłowości i nie usunięcia ich w wyznaczonym terminie, WUP będzie miał obowiązek wystąpienia do dysponenta Funduszu Pracy o zmniejszenie limitu i wstrzymanie wypłaty środków finansowanych dla PUP na realizację projektu.