Europejski Fundusz SpołecznyEuropejski Fundusz Społeczny

ZPORR - Kwalifikalność kosztów

1. Czy instytucje publiczne podlegają tym samym zasadom Rozporządzenia Komisji (WE) nr 2204/2002 z dnia 5 grudnia 2002 r. art. 4 pkt 4 dotyczącym dofinansowania zatrudnienia, co podmioty gospodarcze - konieczność utrzymania zatrudnienia przez minimalny okres trzech lat lub dwóch lat w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw?

Rozporządzenie Komisji (WE) nr 2204/2002 dotyczy pomocy udzielanej przez Państwo prywatnym podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą. Dlatego też instytucje publiczne nie prowadzące działalności gospodarczej nie podlegają zapisom przedmiotowego Rozporządzenia.

2. Czy dopuszcza się inny od zamówień publicznych tryb wyboru wykonawcy w przypadku projektu realizującego praktyczną naukę zawodu dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych jak i praktyki zawodowe dla studentów.

Procedura wyboru wykonawcy projektów praktycznej nauki zawodu dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych oraz praktyk zawodowych dla studentów powinna być zgodna z odpowiednim trybem Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. W rozumieniu o art. 3 ww. Ustawy zamówienia publiczne powinny być stosowane przez jednostki sektora finansów publicznych. Do stosowania ww. Ustawy zobowiązane są również inne podmioty, jeżeli ponad 50% wartości udzielanego przez nie zamówienia jest finansowana ze środków publicznych. Należy pamiętać, iż nie jest możliwe zlecanie wykonania usług szkoleniowych wykonawcom wyłonionym w postępowaniu przeprowadzonym przed wejściem w życie ustawy Prawo zamówień publicznych. Można powierzyć wykonanie zaplanowanych we wniosku usług wykonawcom, wyłonionym po wejściu w życie ww. Ustawy, a przed terminem rozpoczęcia realizacji wniosku WUP, pod warunkiem, iż ogłoszony przetarg dotyczył dokładnie takiej usługi, jaka będzie organizowana w ramach realizacji projektu. Jednakże, wydatki poniesione na przeprowadzenie przetargu przed rozpoczęciem realizacji projektu nie są kwalifikowalne z EFS.

3. Czy praktyczna nauka zawodu dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych jak i krajowe praktyki zawodowe dla studentów mogą odbywać się jedynie w przedsiębiorstwach? Zapis w przypadku kwalifikowalnych kosztów beneficjentów ostatecznych brzmiący "zwrot kosztów(..) w przypadku odbywania praktyk poza miejscem zamieszkania i poza siedzibą szkoły(…)sugeruje, że nie tylko przedsiębiorca może być wykonawcą projektu. Czy zatem praktyki te mogą być realizowane również w warsztatach szkolnych jak i innych instytucjach?

Zgodnie z zapisami zawartymi w U ZPORR zarówno praktyki jak i praktyczna nauka zawodu powinny odbywać się w przedsiębiorstwach. Zapis dotyczący kosztów mówi jedynie o zwrocie kosztów związanych z dojazdem, zakwaterowaniem, czy wyżywieniem beneficjentów ostatecznych, którzy odbywają praktyki w innej miejscowości niż w tej, w której mieszkają oraz analogicznie zwrocie kosztów dla beneficjentów ostatecznych, których siedziba szkoły jest oddalona od miejsca realizacji projektu (praktyk).

4. W U ZPORR z dnia 8 marca 2004 r. w kosztach kwalifikowalnych pkt. 3 inne koszty były wymienione koszty zakupu sprzętu używanego jako koszty kwalifikowalne. W U ZPORR z dnia 16 kwietnia 2004 r. nie zamieszczono tego zapisu, pozostał zaś zapis, że wydatki na zakup używanych maszyn i urządzeń, jeżeli wartość ich może być amortyzowana zgodnie z krajowymi przepisami nie są kwalifikowalne. Co zatem z używanymi maszynami i urządzeniami, których okres amortyzacji się zakończył? Czy przewiduje się możliwość ich zakupu i uznania kosztów tego zakupu za koszt kwalifikowalny?

Wydatki na zakup maszyn i urządzeń używanych, o ile ich wartość może być amortyzowana zgodnie z krajowymi przepisami nie jest kosztem kwalifikującym się do wsparcia, zgodnie z zapisami zawartymi w U ZPORR. Jednakże amortyzacja tych maszyn (obliczona proporcjonalnie do czasu trwania projektu) jest kosztem kwalifikowalnym. Wydatki na zakup zamortyzowanych maszyn i urządzeń należą do kosztów kwalifikowalnych, o ile wartość pojedynczych jednostek zakupionego sprzętu nie jest wyższa niż 3,5 tysiąca złotych, a suma wydatków na sprzęt nie jest wyższa niż 10% całkowitych wydatków projektu.

5. Czy w przypadku sprzętu zakupionego w formie leasingu jego ubezpieczenie jest również wydatkiem kwalifikowalnym?

Zgodnie z Rozporządzeniem 448/2004 z dnia 10 marca, wydatki związane z ubezpieczeniem sprzętu zakupionego w formie leasingu nie są kwalifikowalne (zasada nr 10, pkt. 2.5).

6. Koszty subsydiowanego zatrudnienia uczestników projektu, realizowanego w ramach działań 2.3 i 2.4 ZPORR pracodawca może uzyskać zwrot części wydatków poniesionych z tytułu ich wynagrodzenia. W jakiej wysokości będzie to zwrot?

W ramach działania 2.3 oraz 2.4 ZPORR wsparcie na zatrudnienie będzie udzielane przedsiębiorcom w celu subsydiowania nowo utworzonego miejsca pracy dla osób objętych działaniem. Pomoc będzie udzielana zgodnie z Rozporządzeniem Komisji 2204/2002 z dnia 12.XII.2002 r. w sprawie zastosowania artykułów 87 oraz 88 Traktatu WE do pomocy publicznej w zakresie zatrudnienia.

Wielkość pomocy nie powinna przekroczyć: 30% - dla podregionów 22 (Poznań) i 42 (Warszawa), 40% - dla podregionów 4 (Wrocław), 17 (Kraków) i 30 (Gdynia-Gdańsk-Sopot) oraz 50% - dla pozostałych podregionów. Maksymalną intensywność pomocy podwyższa się o 15 punktów procentowych w przypadku pomocy dla małego lub średniego przedsiębiorcy prowadzącego działalność na danym obszarze. Określenie obszarów, na których dopuszczalne jest udzielanie pomocy regionalnej oraz maksymalne wielkości pomocy dla obszarów, na których może być udzielana pomoc wynika z mapy pomocy regionalnej, która została opracowana na podstawie Wytycznych Komisji Europejskiej o krajowej pomocy regionalnej (Dz. Urz. WE z 10 marca 1998 r., C 74, s.9) oraz Multisektorowych zasad ramowych w sprawie udzielania pomocy regionalnej dla dużych projektów inwestycyjnych (Dz. Urz. WE z 7 kwietnia 1998 r., C 107, s. 7). Odnośnie możliwości zatrudnienia subsydiowanego w firmach należących do sektora transportowego, ograniczenie wynikające z Rozporządzenia 2204/2002 dotyczy wyłącznie tworzenia nowych miejsc pracy. Możliwe jest, zatem zatrudnienie osób znajdujących się w niekorzystnej sytuacji w firmach sektora transportowego na zasadach rekrutacji (zatrudnienia na istniejące stanowisko pracy).

7. Na jakich zasadach dotyczących płatności będzie się rozliczał partner za zrealizowaną usługę, (do jakiej kwoty i za jaką usługę)?

Na etapie składania wniosku o dofinansowanie projektu partnerów musi wiązać umowa/porozumienie jednoznacznie określająca reguły partnerstwa, w tym zwłaszcza jednoznacznie wskazująca wiodącą rolę jednego podmiotu, reprezentującego partnerstwo, odpowiedzialnego za całość projektu i jego rozliczanie wobec Instytucji Wdrażającej. Umowa musi zawierać:

  1. cel partnerstwa,
  2. obowiązki partnera wiodącego (lidera projektu – beneficjenta),
  3. zadania i obowiązki partnerów w związku z realizacją projektu,
  4. plan finansowy w podziale na partnerów oraz zasady zarządzania finansowego,
  5. zasady komunikacji i przepływu informacji w partnerstwie,
  6. zasady podejmowania decyzji w partnerstwie,
  7. sposób monitorowania i kontroli projektu.

8. Jeżeli partner w realizowanym projekcie oferuje usługi w cenie porównywalnej do kwoty komercyjnej firmy z zewnątrz to czy można traktować to jako partnerstwo, czy jako ominięcie Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Czy beneficjent nie powinien w takiej sytuacji podzlecać tej usługi firmie z zewnątrz?

W przypadku Priorytetu II ZPORR partnerstwo może być zawiązane tylko pomiędzy podmiotami będącymi uprawnionymi beneficjentami w ramach odpowiednich Działań ZPORR. Jedynie w Działaniu 2.2 ZPORR nie przewiduje się projektów wspólnie z partnerami. Wybór partnera wśród uprawnionych beneficjentów należy do projektodawcy. Jeżeli partner w realizowanym projekcie oferuje usługi w cenie porównywalnej do kwoty komercyjnej firmy z zewnątrz to można traktować to jako partnerstwo, o ile partner wchodzi w skład konsorcjum – zgodnie z zapisami zawartymi w U ZPORR

9.Co dzieje się z wnioskiem, który został złożony do WUP i poddany ocenie przez KOP, po której podjęto negocjacje z beneficjentem, w wyniku których zmianie uległ budżet projektu?

Załącznikiem do umowy o dofinansowanie projektu jest wniosek o dofinansowanie realizacji projektu zaakceptowany przez dyrektora Instytucji Wdrażającej po uzyskaniu rekomendacji od KOP. Oznacza to wniosek wraz ze wszystkimi zmianami wprowadzonymi w trakcie negocjacji Instytucji Wdrażającej z beneficjentem. Po przeprowadzeniu negocjacji, beneficjent zobligowany jest do ponownego złożenia wniosku z uwzględnionymi zmianami. Wniosek ten nie będzie nowym wnioskiem. Otrzyma on jedynie status wniosku uzupełnionego.

10. Czy w sytuacji, gdy realizator projektu nie wykorzysta pełnej kwoty środków przeznaczonych na realizację projektu w roku 2004, niewykorzystana kwota środków przechodzi na realizację działań w następnym roku, czy też podlega zwrotowi?

Zgodnie z ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy art. 109 ust. 10, w przypadku, gdy kwota środków przeznaczonych na finansowanie projektu w bieżącym roku nie zostanie wykorzystana w pełni, pozostała część środków może zostać przeznaczona na realizację zadań w ramach projektu w następnym roku. W tej sytuacji musi zostać wypełniony warunek, iż okres realizacji projektu przewidziano również na rok następny.

11.Czy pracownik WUP może dokonać poprawek na dokumentach otrzymywanych od beneficjenta?

Pracownik WUP nie może dokonywać poprawek na żadnych dokumentach otrzymywanych od beneficjentów. Ma jednakże obowiązek poinformowania beneficjenta o wykrytych nieprawidłowościach i żądania od niego dokonania korekty dekretu na dokumencie.

12. Czy wynagrodzenie pracownika subsydiowanego dotyczy tylko najniższej pensji krajowej?

Wysokość dopuszczalnej refundacji wynagrodzenia w ramach zatrudnienia subsydiowanego została określona w art. 51 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

13. Na podstawie, jakich dowodów księgowych udokumentuje swoją pracę osoba zajmująca się osobami zależnymi?

Osoba zajmująca się osobami zależnymi pełni swoje obowiązki na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenie. Na podstawie danej umowy wystawiany jest rachunek, faktura bądź inny dokument księgowy o równoważnej wartości dochodowej, który stanowi wystarczający dowód na poniesione wydatki.

14. Jakie jest dokładne wytłumaczenie zasady n+2? Czy w tej zasadzie „n” oznacza rok, w którym projekt się rozpoczyna, co oznaczałoby, że projekt może trwać maksymalnie 3 lata? Proszę również o wskazanie regulacji prawnych, na które można się powoływać określając tę formułę.

Zgodnie z zasadą n+2 zobowiązanie Komisji Europejskiej ujęte w budżecie wspólnotowym w danym roku (roku n) zostanie rozliczone do końca roku n+2, o ile zostanie przekazany Komisji przez Instytucję Płatniczą wniosek o płatność. Oznacza to, że Państwo Członkowskie, które do końca roku n+2 złożyło wnioski o płatność opiewające na kwotę mniejszą niż roczna transza zobowiązań na rok n, bezpowrotnie traci kwotę różnicy. Anulowanie dotyczy, zatem jedynie tej części środków, dla której nie złożono poprawnego wniosku o płatność okresową. Wnioski o płatność przesyłane do Komisji do dnia 31 października każdego roku są zazwyczaj wypłacane do dnia 31 grudnia tego samego roku. Wnioski o płatność otrzymane dnia 31 grudnia lub wcześniej i jeszcze nie wypłacone/nie zrefundowane będą brane pod uwagę przy obliczaniu kwoty mającej ulec anulowaniu. Państwa Członkowskie mogą przedkładać wnioski za wydatki faktycznie poniesione do najpóźniejszego dnia w roku, który pozwala na zatwierdzenie ich przez Instytucję Płatniczą i przekazanie do Komisji do dnia 31 grudnia.

Dla beneficjenta obowiązującym najpóźniejszym terminem złożenia ostatniego wniosku o płatność w projekcie, czyli wniosku o płatność salda końcowego, jest dzień wyznaczony w umowie dofinansowania projektu. W żadnym wypadku termin ten nie może przekroczyć najpóźniejszego dnia roku 2008, który umożliwia zatwierdzenie wydatków przez Instytucję Płatniczą, czyli do 31 października 2008 r. Instytucja ta musi przekazać wniosek o płatność sald końcowych wszystkich programów operacyjnych obecnej perspektywy finansowej do Komisji do dnia 31 grudnia 2008 r.

Reguła n+2 jest jedną z podstawowych reguł zarządzania finansowego funduszami pomocowymi Unii Europejskiej. Podstawę prawną tej reguły stanowi art. 31 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. wprowadzającego ogólne przepisy dotyczące Funduszy Strukturalnych.

Ministerstwo Gospodarki i Pracy rekomenduje, by projekty trwały maksymalnie 3 lata.

15. Jaka jest zasada obliczania wzrostu liczby netto pracowników u danego przedsiębiorcy?

Wyżej wymienione zasady określone zostały w Rozporządzeniu 2204/2002. Zgodnie z jego przepisami wzrost liczby netto pracowników odnosi się do liczby tzw. "rocznych jednostek pracujących", czyli do osób zatrudnionych na pełnym etacie w ciągu jednego roku. Przy czym liczba osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze i praca sezonowa stanowią ułamkowe części w stosunku do osób zatrudnionych na pełnym etacie. Jeśli suma obecnego stanu zatrudnienia i nowo utworzonych miejsc pracy jest większa niż średnia liczba zatrudnienia z ostatnich 12 miesięcy to wówczas można powiedzieć, iż nastąpił wzrost netto liczby pracowników. Okres refundacji wynagrodzeń przez 6 miesięcy, o którym mowa w Ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, jest okresem wyjściowym, tzn. "zalicza się" do okresów, o których mowa w Rozporządzeniu 2204/2002 dotyczących obowiązku utrzymania miejsca zatrudnienia. Zatem po upływie 6 miesięcy, pracodawca musi zatrudniać pracownika jeszcze przez odpowiednio 1,5 lub 2,5 roku. W umowie zawieranej z przedsiębiorcą musi być wpisany warunek, że przedsiębiorca będzie zatrudniał nowego pracownika przez 2 lata - w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw i 3 lata - w przypadku dużych przedsiębiorstw (12 miesięcy w przypadku rekrutacji/zatrudnienia na istniejące stanowisko pracy).

16. W jaki sposób należy wykazać przychód niezaplanowany we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu?

We wniosku o płatność w punkcie 22 powinien być wykazany każdy przychód, zgodnie z zasadą nr 2 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 448/2004, zarówno zaplanowany jak i niezaplanowany.

17. Zwrot jakich kosztów przysługuje uczestnikom szkolenia i trenerom w przypadku szkoleń poza siedzibą Ostatecznego Odbiorcy/miejscem zamieszkania Beneficjentów Ostatecznych?

W opinii Instytucji Zarządzającej ZPORR w sytuacji organizowania szkoleń poza siedzibą Ostatecznego Odbiorcy/miejscem zamieszkania Beneficjentów Ostatecznych, pracownikom Ostatecznego Odbiorcy/uczestnikom szkoleń przysługuje zwrot kosztów dojazdu i dieta.

18. Czy wartość początkową pojedynczych jednostek sprzętu należy brać pod uwagę w kwocie brutto czy netto?

W wyniku konsultacji przeprowadzonych przez Instytucję Zarządzającą ZPORR w przedmiotowym zakresie z zapisów wytycznych odnoszących się do wartości początkowej przy zakupie pojedynczych jednostek sprzętu usunięto doprecyzowanie "netto", zgodnie z art.16g ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. Niniejsza zmiana oznacza, iż w przypadku zakupu sprzętu przez osobę uprawnioną do odzyskania podatku VAT na gruncie prawa krajowego, wartość 3,5 tys. zł należy traktować jako kwotę netto, natomiast w przypadku zakupu sprzętu przez osobę nieuprawnioną do odzyskania podatku VAT na gruncie prawa krajowego powyższą kwotę należy traktować jako kwotę brutto.