Europejski Fundusz SpołecznyEuropejski Fundusz Społeczny

Zasady zgłaszania zmian do projektów realizowanych w ramach PO KL

data publikacji: 30-09-2009

Wnioskowanie o umożliwienie wprowadzenia zmian do projektu może być dokonane wyłącznie w formie pisemnej oraz nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji projektu. Beneficjent jest zobligowany uzyskać pisemną akceptację IP (w przypadku zmian skutkujących koniecznością wnioskowania do IP o akceptację). Wszelkie wprowadzane zmiany dotyczyć mogą wyłącznie wersji wniosku, którego suma kontrolna została zapisana w umowie o dofinansowanie projektu.

Wszystkie zgłaszane zmiany muszą być uzasadnione. Jeżeli zmiany zostaną wprowadzone do projektu przed uzyskaniem zgody WUP w Poznaniu, wydatki wynikające z tych zmian mogą zostać uznane za kwalifikowalne pod warunkiem zatwierdzenia ich w projekcie przez IP. Do czasu zatwierdzenia zmian przez IP beneficjent ponosi wydatki na własne ryzyko. Beneficjent jest zobowiązany do monitorowania budżetu projektu przy wprowadzaniu zmian. W przypadku kontroli beneficjent powinien być w stanie bezzwłocznie przedstawić, na wezwanie kontrolującego, aktualny budżet projektu. Projektodawca może wprowadzić zmiany do projektu w następujących trybach:

  • bez konieczności wnioskowania o akceptację zmian; 
  • z koniecznością wnioskowania do IP o akceptację zmian w projekcie.


I. Zmiany wymagające zatwierdzenia przez IP skutkujące aneksem do umowy, przede wszystkim:

  • zmiany numeru rachunku bankowego beneficjanta; 
  • zmiany sposobu rozliczania kosztów pośrednich; 
  • zmiany wysokości kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem (w tym spowodowane zmianą wysokości cross-financingu); 
  • zmiany źródeł finansowania wkładu własnego; 
  • zmiany osoby upoważnionej do podejmowania decyzji; 
  • zmiany kwoty dofinansowania.

W przypadku powyższych zmian beneficjent przesyła do IP formularz zmian w projekcie z uzasadnieniem proponowanych zmian. Instytucja Pośrednicząca zobowiązuje również beneficjenta do przesłania, wraz z formularzem zmian, uaktualnionej wersji wniosku o dofinansowanie realizacji projektu (w formie papierowej i elektronicznej).

Instytucja Pośrednicząca podejmuje decyzję o akceptacji lub odrzuceniu proponowanych zmian, kierując się zachowaniem celu, charakteru projektu oraz jego zgodności z Programem. Instytucja Pośrednicząca wyraża pisemnie zgodę na dokonanie zmiany w formie aneksu do umowy. Aneks do umowy zostaje uwzględniony w KSI SIMIK 07-13.

II. Zmiany wymagające pisemnej akceptacji Instytucji Pośredniczącej, przede wszystkim: 

  • przesunięcia pomiędzy zadaniami przekraczające 10% wartości środków alokowanych na zadanie, z którego przesuwane są środki oraz na zadanie na które przesuwane są środki; 
  • wprowadzenie nowej formy wsparcia; 
  • usunięcie jednej z planowanych form wsparcia; 
  • dodanie nowego zadania; 
  • zmiany zakresu merytorycznego wniosku; 
  • zwiększenie wydatków przeznaczonych na wynagrodzenie personelu projektu oraz zmiana formy zatrudnienia; 
  • zwiększanie wydatków dotyczących cross-financingu jeśli nie ma wpływu na zmianę procentu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem (w tym przypadku konieczne jest aneksowanie umowy).

 
W przypadku powyższych zmian, beneficjent przesyła do Instytucji Pośredniczącej formularz zmian w projekcie z uzasadnieniem proponowanych zmian. IP przesyła pismo dotyczące akceptacji lub odrzucenia proponowanych zmian, kierując się zachowaniem celu, charakteru projektu oraz jego zgodności z Programem. Instytucja Pośrednicząca zobowiązuje beneficjenta do przesłania uaktualnionej wersji wniosku o dofinansowanie realizacji projektu (w formie papierowej i elektronicznej).

III. Zmiany nie wymagające zgłaszania zmian na formularzu zgłoszeniowym (przedstawiane we wniosku beneficjenta o płatność), przede wszystkim:

  • przesunięcia terminów realizacji poszczególnych etapów i zadań w harmonogramie, jeżeli nie mają wpływu na zakres merytoryczny projektu; 
  • zmiany w budżecie szczegółowym, jeżeli skutkują przesunięciami wydatków w obszarze danego zadania (wnioskodawca rozlicza się z zadania); 
  • zmiany w obszarze działań uwzględnianych w kontraktach socjalnych; 
  • przesunięcia w budżecie projektu określonym w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu, którego suma kontrolna została zapisana w umowie o dofinansowanie projektu, do 10% wartości środków alokowanych na zadania, z którego przesuwane są środki oraz na zadanie/zadania, na które przesuwane są środki, pod warunkiem, że przesunięcia te :
    • nie zwiększają łącznej wysokości wydatków dotyczących cross-financingu w ramach projektu; 
    • nie zwiększają łącznej wartości wydatków przeznaczonych na wynagrodzenie personelu projektu.


Beneficjent może dokonywać przesunięć pomiędzy zadaniami projektu określonych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu, którego suma kontrolna została zapisana w umowie o dofinansowanie projektu, bez konieczności informowania IP. Powyższe przesunięcia nie mogą jednak powodować zmian o więcej niż 10% wartości środków alokowanych na zadanie, z którego przesuwane są środki oraz na zadanie/zadania, na które przesuwane są środki, w ramach budżetu projektu określonego w wniosku o dofinansowanie, którego suma kontrolna została zapisana w umowie o dofinansowanie projektu.

Poniesione wydatki nie muszą być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu, bowiem beneficjent rozliczany jest ze zrealizowanych zadań. Możliwe jest rozliczanie poszczególnych wydatków w ramach zadań o wartości wyższej, niż została wskazana w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu, przy zachowaniu wysokości kwot przyjętych na poszczególne zadania. Jednocześnie, beneficjent może ponosić i rozliczać wydatki, które nie zostały ujęte w szczegółowym budżecie projektu. Wszystkie wydatki muszą być jednak zgodne z celami projektu, wpisywać się w treść realizowanych w projekcie zadań oraz spełniać warunki uznania wydatku za kwalifikowany zgodnie z obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL.