Europejski Fundusz SpołecznyEuropejski Fundusz Społeczny

Wyjaśnienia IZ PO WER dotyczące angażowania personelu oraz kwalifikowania wydatków związanych z personelem projektu

data publikacji: 15-09-2016

Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu poniżej przedstawia wyjaśnienia IZ POWER dotyczące angażowania personelu oraz kwalifikowania wydatków związanych z personelem projektu w myśl Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne).

Zgodnie z rozdziałem 8.4 Koszty pośrednie w projektach finansowanych z EFS pkt 11 do personelu zaangażowanego w ramach kosztów pośrednich nie ma zastosowania rozdział 6.16 Koszty związane z angażowaniem personelu, za wyjątkiem pkt 7 tego rozdziału (dotyczy niekaralności). Personel projektu zatrudniony w ramach kosztów pośrednich nie jest więc objęty limitem 276 godzin, o którym mowa w rozdziale 6.16 pkt 8 lit. b) Wytycznych. Oznacza to, że nie ma konieczności i możliwości weryfikacji tego obowiązku dla osoby X w związku z tym, że jest np. koordynatorem projektu (czyli osobą rozliczaną w kosztach pośrednich). Jeśli jednak ta sama osoba X jest jednocześnie np. trenerem w ramach projektu (czyli osobą rozliczaną w kosztach bezpośrednich), z tego powodu podlega wymogom rozdziału 6.16, w tym dotyczy jej limit 276 godzin (obejmujący jej zaangażowanie jako trenera, ale także jej wszelkie inne zaangażowanie zawodowe, tj. także zaangażowanie w ramach kosztów pośrednich) oraz obowiązek prowadzenia ewidencji godzin (ale tylko i wyłącznie w zakresie projektu i w zakresie zadań trenera).

Limit 276 godzin, o którym mowa w rozdziale 6.16 pkt 8 lit. c) Wytycznych odnosi się do osób będących personelem projektu w rozumieniu Wytycznych. Zgodnie z definicją personel projektu to osoby zaangażowane do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu, które wykonują osobiście, tj. w szczególności osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy lub wykonujące zadania lub czynności w ramach projektu na podstawie umowy cywilnoprawnej, osoby samozatrudnione w rozumieniu sekcji 6.16.3 Wytycznych, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby współpracujące w rozumieniu art. 13 pkt 5 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 1442, z późn. zm.) oraz wolontariuszy wykonujących świadczenia na zasadach określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2014 r. poz. 1118, z późn. zm.). A zatem, jeśli w wyniku postępowania przeprowadzonego z zastosowaniem zasady konkurencyjności zostanie wybrany wykonawca, który będzie świadczył w projekcie usługi osobiście, a więc będzie stanowił personel projektu w rozumieniu Wytycznych, to limit 276 godzin będzie miał zastosowanie, jak również obowiązek prowadzenia ewidencji, o której mowa w rozdziale 6.16 pkt 8 lit. c). Jeśli natomiast w procedurze zakupu usługi umowa zostanie podpisana z wykonawcą niespełniającym ww. definicji personelu projektu, np.: spółką z o.o. lub jednoosobową działalnością gospodarczą, gdzie osoba ją prowadząca nie będzie osobiście wykonywać zadań w ramach projektu, podrozdział 6.16, a więc m. in. ww. limit godzin oraz obowiązek prowadzenia ewidencji, nie będzie miał zastosowania.

Zgodnie z zapisami podrozdziału 6.6.2 Weryfikacja wydatków rozliczanych uproszczoną metodą pkt 2 Wytycznych „wydatki rozliczane uproszczoną metodą są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki objęte uproszczoną metodą”. Ww. zapis dotyczy także rozliczania kosztów personelu zarządzającego w kosztach pośrednich. Tym samym, co do zasady nie podlegają weryfikacji dokumenty dotyczące zatrudniania i finansowania personelu zarządzającego w projekcie. Wyjątkiem mogą być w szczególności dokumenty dotyczące niekaralności (patrz pkt 7 rozdziału 6.16) oraz dokumenty dotyczące wykorzystywania potencjału kadrowego w projekcie, o ile oczywiście potencjał ten został wykazany przez beneficjenta w ramach kosztów pośrednich, np. koordynator projektu (patrz pkt. 8 rozdziału 8.3 Podstawowe warunki i procedury konstruowania budżetu projektu finansowanego ze środków EFS).

Odnośnie zapisu podrozdziału 6.16 pkt 3 Wytycznych, zgodnie z którym „w przypadku projektów partnerskich nie jest dopuszczalne angażowanie jako personelu projektu pracowników partnerów przez beneficjenta i odwrotnie”, dotyczy to personelu projektu, więc zaangażowanego zarówno w kosztach bezpośrednich, jak i pośrednich. Zapis ten dotyczy wszystkich projektów realizowanych w partnerstwie przez dane podmioty.

W przypadku możliwości wyłączenia partnera projektu z obowiązku podpisywania kolejnych aktualizacji wniosków o dofinansowanie, zdaniem IZ POWER jest to dopuszczalne, o ile zakres udzielonego upoważnienia obejmuje tego rodzaju czynność prawną. Należy przy tym również zwrócić uwagę na możliwość składania w systemie SL2014 cząstkowych wniosków o płatność przez partnerów projektu lub ewentualną konieczność upoważnienia Lidera projektu do ich składania w imieniu partnera.